Statens it-kostnader kan vara underskattade

Av: TT

Publicerad:
It-kostnaderna för närmare 100 statliga myndigheter redovisades till 18,2 miljarder kronor för 2018. Då är så kallad "skugg-it" inte inräknat. Arkivbild.
Foto: Lise Åserud / NTB Scanpix / TT
It-kostnaderna för närmare 100 statliga myndigheter redovisades till 18,2 miljarder kronor för 2018. Då är så kallad "skugg-it" inte inräknat. Arkivbild.

Statens datorer och it-system kostar många miljarder kronor. Men kostnaderna kan vara betydligt högre än vad som redovisas.

Många myndigheter vet inte heller om investeringarna är värda pengarna.

En ny kartläggning ska visa statliga myndigheters it-kostnader. Det handlar om pengar för bland annat skrivare, programvaror och personal.

– Siffrorna är antagligen kraftigt underskattade. Men hur kraftigt underskattade är väldigt svårt att avgöra, säger Johan Magnusson, digitaliseringsforskare vid Göteborgs universitet.

För nästan hundra myndigheter landade den sammanlagda notan på 18,2 miljarder kronor under 2018, enligt kartläggningen från Myndigheten för digital förvaltning (Digg). Det är ungefär lika mycket som åren innan, enligt föregående rapporter.

Ekonomistyrningsverket har tidigare år också gjort en grov uppskattning av statens totala it-kostnader. Beräkningarna landade då på 25-30 miljarder kronor för 2016. Den siffran omfattar inte kommuner, regioner och statligt ägda bolag.

Mycket dold teknik

Kalkylerna är missvisande enligt Johan Magnusson. Hans forskning påvisar nämligen en hel del "skugg-it" inom offentlig sektor. Det är digital teknik och mjukvaror som inte redovisas som it, eftersom de används utan it-avdelningarnas vetskap.

– I våra mätningar är det väldigt få som har koll på hur mycket skugg-it de har, men alla är överens om att det är en betydande del, säger Johan Magnusson.

Myndigheternas redovisade it-kostnader speglar därför inte verkligheten, enligt forskaren.

TT: Hur kan du vara säker på det?

– Våra analyser pekar på att skugg-it är ett generellt fenomen som förekommer i samtliga organisationer vi studerar, säger han.

Forskaren får till viss del medhåll. Myndigheterna rapporterar in it-kostnader utifrån en särskild definition, där viss it och digitalisering utelämnas, enligt Magdalena Norlin-Schönfeldt, analyschef på Digg.

– Vi har inte undersökt skugg-it, säger hon.

TT: Hur väl stämmer den tidigare beräkningen på en totalkostnad på upp till 30 miljarder kronor?

– Jag törs inte säga det. Det är jättesvårt att veta, säger hon.

"Jämföra äpplen med igelkottar"

Myndigheter spenderar olika mycket på it. Det framgår av Diggs kartläggning, där en del redovisar nästan hälften av sina totala utgifter som it-kostnader, medan det för andra endast handlar om enstaka procent. Det är dock svårt att värdera vad som är mycket och lite eftersom myndigheterna har olika uppdrag och verksamheter.

– Det är att jämföra äpplen med igelkottar, säger Johan Magnusson.

Många myndigheter använder också ineffektiva och föråldrade it-system, vilket en granskning från Riksrevisionen visade förra året.

– Sitter man med ett föråldrat it-system kan det vara positivt med en stor it-kostnad om det är en investering för systemförnyelse, säger Magdalena Norlin-Schönfeldt.

Följer inte upp

Samtidigt höjer analyschefen ett varningens finger, eftersom myndigheterna brister när det gäller att utvärdera sina it-investeringar.

– Ofta gör man en investering för att spara tid, få nöjdare kunder eller kortare handläggningstider. I efterhand behöver man då mäta vad man har åstadkommit för att se om man har använt pengarna på rätt sätt. Generellt är man dålig på arbete med nyttorealisering som är en viktig del i detta, säger Norlin-Schönfeldt.

Samma sak ser Johan Magnusson i sin forskning.

– Ingen tilldelas ansvar för att se till att man faktiskt når de effektiviseringsvinster man vill åt, säger han.

Publicerad: